For nogle virksomheder kan det godt betale sig at outsource administrationen af løn. Det frigiver timer hos dine medarbejdere, så de kan bruge tiden på det, der udvikler og driver virksomheden fremad. Andre virksomheder er store nok til, at det giver mening at ansætte en faglært medarbejder fuldtid eller deltid til at håndtere lønadministrationen.
I mindre virksomheder er lønadministration ofte en tjans udført af en medarbejder, der ikke er uddannet inden for feltet, og som måske heller ikke brænder for opgaven. Det giver risiko for fejl eller dårligt arbejdsmiljø at bede en medarbejder udføre en opgave, som vedkommende egentligt ikke er klædt på til at varetage.
Hos virksomheder som Accountorer det nemt at outsource virksomhedens lønadministration. Alle deadlines bliver overholdt, og de personfølsomme oplysninger er i trygge hænder. Der benyttes brugervenlige elektroniske værktøjer, og virksomheden får alt i alt en problemfri, professionel og personlig lønadministration, der er tilpasset firmaets størrelse og behov. Det kan eksempelvis være rigtig rart, hvis der bliver forhandlet nye overenskomster. På samme måde er det praktisk, hvis en virksomhed skal til at have sin første medarbejder på barsel.
Hvorfor lønadministration ikke bør udføres af én person
Lønadministration kræver overblik over alt fra pensionsregler til de ansattes forskellige overenskomster og deres afholdte eller opsparede feriedage og flextid.
Det kan være en fordel at have flere medarbejdere til at udføre lønadministrationen. Virksomheden bliver sårbar, når ansvaret ligger hos en enkelt ansat – vedkommende risikerer at blive syg eller får brug for at tage orlov eller holde ferie fra tid til anden. Sygdom kan være svært at gardere sig imod, og hvis den falder lige op til lønkørsel, kan det få konsekvenser for resten af virksomhedens ansatte.
Sørg for, at flere medarbejdere deles om ansvaret for lønadministration. Så kan de tage over for hinanden ved sygdom eller ferieperioder. Eller vælg outsourcing af opgaven, så den bliver løst professionelt af et firma, der er specialiseret inden for løn og bogføring.
Systematisering af lønadministrationen
Benyt et system til jeres lønafregning. Lønadministration er fyldt af delelementer, og der er hurtigt noget, der kan blive overset, hvis I ikke anvender et fornuftigt administrationssystem. Virksomheden risikerer både at udbetale for meget eller for lidt i løn, eller at indberetningerne ikke sker rettidigt, hvis der eksempelvis benyttes manuel indtastning.
Hold styr på medarbejdernes optjente og afholdte feriedage. Det er nødvendigt at registrere medarbejdernes feriedage løbende. Hvis der ikke er tjek på ferieregnskabet, kan virksomheden eksempelvis komme til at udbetale for meget til den fratrædende medarbejder. Eller der kan blive givet for mange feriedage til den ansatte, som har ret til ferie med løn.
Betal jer fra lønadministrationen
Hvis der er problemer med nogle af ovenstående punkter i virksomheden, eller hvis ingen af medarbejderne brænder for lønadministration, vil det være oplagt at undersøge muligheden for at outsource opgaven.
Det kan være godt givet ud, at der altid falder lønudbetalinger til tiden, og at administrationen altid sker ud fra de gældende overenskomster samt virksomhedens personalepolitik. Timeregistreringen kan desuden ske online med adgang på alle tider af døgnet. Det giver et godt overblik for den enkelte medarbejder, som kan tjekke sin arbejdstid og status på barsel, ferie eller sygefravær på arbejdet, fra liggestolen eller fra sygesengen.
